Projektmanagement - 5 Züge effektive Werkzeuge

Es ist eine nicht-so-groß-tale des Projektleiters, die scheinbar stundenlang Ergänzung und Aktualisierung Vorlagen. Diese Vorlage wurde für notwendig erachtet der PMO Director für jedes Projekt. Dieses Projekt Manager verbrachte so viel Zeit mit seinen Vorlagen hatte er sehr Vorlagen hatte er nur sehr wenig Zeit, um tatsächlich zu verwalten seine Projekte. Kurzum, er war ein Sklave zu sein Werkzeug. Diese nicht-so-groß-tale tatsächlich spielt sich in PMOs täglich. Es gibt 5 Vorlagen Eigenschaften, um sicherzustellen, dass Sie nicht die zentrale Figur dieses Märchen. Diese sind:

Ein. einfach

Diese Empfehlung scheint fast zuwiderlaufen, was Projektmanager Umgang mit jedem Tag. Unsere Arbeitsplätze sind sicher nicht so einfach und sicher nicht einfach. Warum sollten unsere Werkzeuge sein? Schließlich bedeutet nicht, dass geben Sponsoren und Team-Mitglieder den falschen Eindruck, dass unsere Arbeitsplätze in der Tat einfach und leicht sind? Die Antwort ist die volle Beteiligung von Sponsoren und Team-Mitglieder zu ermutigen, ihre Arbeitsplätze so einfach und leicht zu machen, auch wenn Sie Ihr eigenes Ego und Aufbau von Imperien zu riskieren. Bevor Sie eine neue Vorlage, um Ihre Protokoll-Bibliothek fragen:

a) Was ist das Ziel Ich versuche, mit dieser Vorlage zu erreichen bin?
b) Kann die Vorlage von mindestens 80% von der Art der Projekte nur teilweise erreicht das Ziel?
c) Sind zwei Elemente in der Vorlage, die die gleiche Frage stellt?

2. transparent

Es ist die Wahrheit in dem Spruch, dass wenn man einen Witz erklären muss, ist es nicht lustig. Das gleiche gilt für Projektvorlagen. Wenn Sie große Anstrengungen zu erklären oder zu rechtfertigen templates 'Ziel an Ihren Sponsor und Team-Mitglieder gehen müssen, dann die Vorlage nicht benötigt werden. Bemühen, die aufgeblähten, kompliziert und nicht gezielten Vorlagen aus Ihrer Bibliothek entfernen.

3. flexibel

Zeitgenössische Gedanken nahe, dass Unternehmen sollten fünf oder weniger Hierarchieebenen haben, sollten Projekte agil und echte Veränderung Antwort bedeutet mit der Fähigkeit, einen Groschen einschalten. Die gleichen Gedanken benötigen, um Ihre Vorlagen angewendet werden. Wirklich flexible Vorlagen sollten die folgenden Eigenschaften sein:

ein. Hat vorhandene Vorlagen ihr Ziel erreichen? Für diejenigen, die nur teilweise erreicht ihre Ziele, können diese Vorlagen geändert werden?
b. Kann die Vorlage in 80% der Projekte verwendet werden, da ist? Hat Ihr Sponsoren haben Teammitglieder oder Projektmanager keine Gedanken / Aktionen rund um die Anpassung der Templates, die anderen 20% zu erreichen?
c. Ist das Feedback von Sponsoren / Teams / Projektmanager auf der Vorlage diskutiert und gewichtet, bevor sie entscheidet, ob die Änderung zu übernehmen?

4. prägnant

Verbale Kommunikation ist oft reicher als schriftliche Kommunikation. Es ist oft einfacher gesagt, was zu tun ist, als es zu lesen, was zu tun ist, vor allem, wenn, dass das Lesen von Textblöcken bestehen innerhalb von 8-Punkt-Schrift ist. Ihre Vorlage gezielte sollte (mit Aufzählungszeichen, wo möglich), damit "Auge Atmen" Raum (Leerzeichen), abzugrenzen, wo Informationen benötigt (Boxen, Linien, Kontrollkästchen) und speichern Bäume (nicht auf zwei Seiten, was gesagt werden kann, sagen, in einem). Concise.

5. entwickeln

Wie die Theorie des Menschen, muss die Vorlage zu lernen, zu wachsen und stehen auf eigenen. Eine Vorlage erstellt und gepflegt mit der Evolution im Sinn zeigt die folgende Merkmale aufweisen:

ein. Hat Feedback auf Vorlagen wurde überprüft und eingearbeitet werden, falls zutreffend?
b. Sind Sie bereit, zuzugeben, die Vorlage nicht funktioniert oder ändern ihre Elemente in eine andere Vorlage oder löschen Sie es völlig?
c. Wurde die Vorlage vollständig innerhalb der PMO überprüft oder ist es einfach eine vererbte Vorlage aus dem letzten PMO best practice Übung?

Die 5 Merkmale oben zusammengenommen präsentiert zielen und sicherzustellen, dass die Vorlagen innerhalb eines PMO verwendet werden, sind die besten (effektiv reagieren, gezielt) es sein kann. Vermeiden Sie die zentrale Merkmal in der nicht-so-Lügengeschichte. Stellen Sie sicher, Ihre Vorlagen sind einfach, transparent, flexibel, präzise und weiterentwickeln, so dass Sie ein Sklave zu vermeiden.